Dicas eficientes de como trabalhar menos

Saiu no videoblog da Equipe Neotriad, empresa de um dos maiores consultores de gestão do tempo do país, Christian Barbosa, um vídeo interessante onde o próprio Christian comenta dados levantados pela Revista Você S.A. desse mês que tem como manchete de capa o tema “Por quê tanto trabaho?” questionando o motivo pelo o qual cada vez mais estamos trabalhando tanto. Seguindo o que vi no vídeo logo abaixo e o que penso sobre gestão eficiente de tempo, compartilho com o leitor minhas estratégias para trabalhar menos produzindo mais.

1. NÃO DEIXE QUE OS OUTROS DECIDAM O QUE VOCÊ TEM QUE FAZER
Com a quantidade enorme de informação e tecnologia a cada dia que passa é mais comum recebermos mais e mais tarefas do mundo nas nossas mãos. Desde organizar os álbuns de música no iPod a participar de reuniões sem objetivo, nós aceitamos muita coisa do mundo que não nos é realmente necessária.

Dado interessante para demonstrar isso foi a troca do horário de lançamento dos episódios da série #SejaADiferenca que exibo aqui no blog e no meu canal no YouTube toda semana. Antes os vídeos eram lançados nas tardes e noites de domingo e vistos pelos visitantes deste site e assinantes do meu canal em sua maioria na segunda-feira de manhã, não impactando muito as visitas do site no final de semana.

Em um desses finais de semana, visitando um amigo meu, percebi que ele estava assistindo a televisão aberta em pleno domingo à tarde e para quem é leitor deste site, é fato que domingo à tarde na TV aberta só tem lixo. Logo, percebi que como as pessoas não tinham um direcionamento do que fazer a TV lhes dava com o que se ocupar e, mesmo com a programação sendo péssima, a maioria das pessoas aceitam isto como normal. Foi aí que troquei o horário de lançamento dos vídeos para as manhãs de domingo, dando algo para as pessoas fazerem e ocupando parte do tempo delas com o consumo de um conteúdo que acredito ser mais interessante que qualquer programa da TV aberta de domingo à tarde.

Fato: minhas visitas aumentaram bastante (cerca de 40%) e a quantidade e qualidade de feedbacks também.

Isso comprovou para mim que é preciso que decidamos o que fazer da nossa vida porque do contrário alguém decide.

2. NÃO ARMAZENE NADA NA SUA MÃO
Nós não somos donos de nada. Nós não possuímos nada. Nós temos que fazer o nosso trabalho e transmiti-lo a outros para continuarem fazendo-o e nós darmos o próximo passo. Delegar é uma das principais iniciativas que qualquer pessoa que queira trabalhar menos deve possuir. Ou você delega para uma pessoa que tenha treinado ou automatiza o processo.

Na Noxion, gerencio praticamente tudo da execução dos nossos projetos (design, programação, contratos, vendas, cobrança, caixa, etc.). É tanta coisa que se eu não mantiver uma lista controlada das minhas pendências entro em parafuso e fico realmente estressado e aborrecido.

Por isso, sempre estou em busca de delegar tarefas que sejam possíveis de serem delegadas e automatizar aquelas que podem ser gerenciadas por um software ou algo parecido. Invisto boa parte do meu tempo nisso e atualmente estou produzindo vídeos de treinamento internos da Noxion para treinar aqueles que um dia ocuparão o meu lugar. Mostro tudo que faço em vídeo e vou me sentindo livre por passar esta informação para frente e tranquilo por ver que outra pessoa que pegue este trabalho, irá conseguir fazê-lo sem problemas. Em suma: prepare-se para morrer e delegue tudo que puder.

3. TENHA UMA SÓ LISTA DE TAREFAS
Eu mesmo já passei por umas épocas onde eu tinha pelo menos umas três listas de coisas a fazer. Na realidade, eu e o Vinicius Câmara, testamos um monte de ferramentas e estratégias para poder gerenciar melhor o nosso tempo e principalmente a nossa empresa que funciona totalmente online. Não existe na Noxion duas pessoas trabalhando na mesma sala, nem sequer eu e o Vinicius Câmara que somos sócios. Logo, o gerenciamento de tempo e de tarefas se tornou urgente para não furarmos com os nossos clientes.

Uma estratégia que adotamos é a de manter tudo, mesmo nossos projetos pessoais, dentro do BaseCamp, ferramenta da empresa 37Signals que utilizamos para gerenciar nossos projetos de marketing digital. Lá tem todas as nossas tarefas e nos é possível ver quais tarefas temos abertas para nós todos os dias de maneira fácil e eficiente. Rasgamos papéiszinhos, Google Calendar, Google To-do, etc. Ficou tudo em um só lugar que, apesar de não ser a perfeição que gostaríamos serve para o que desejamos.

POR QUÊ TRABALHAMOS TANTO?
No vídeo abaixo, Christian Barbosa dá uma verdadeira consultoria de cinco minutos para quem deseja gerenciar melhor o seu tempo apontando estratégias seguras que garantirão diminuir o estresse de muitas pessoas e muitas empresas. Redefinir prioridades, definir um senso de importância (para parar de apagar incêndio) e menos reuniões contribuem com uma cultura de gestão do tempo mais eficiente para que cada um possa enxergar, dentro das suas atividades, se está aplicando o esforço devido em uma atividade realmente produtiva.